Rapat yang Harusnya Cukup Jadi Chat: Sebuah Studi Internal

Setiap kantor punya satu rapat yang, jauh di lubuk hati semua peserta, sebenarnya cukup diselesaikan lewat satu pesan singkat. Kami penasaran seberapa sering itu terjadi, jadi kami mengarang sebuah studi dengan metodologi yang terdengar sangat ilmiah.

Metodologi (yang kami buat sendiri)

Kami mengamati pola rapat fiktif selama satu kuartal fiktif. Setiap rapat diberi skor dari satu sampai sepuluh berdasarkan satu pertanyaan sederhana: kalau ini dikirim sebagai chat, apakah dunia tetap berputar?

Rapat dengan skor tinggi adalah rapat yang memang butuh suara manusia, tatap muka, dan keputusan bersama. Rapat dengan skor rendah adalah rapat yang isinya satu orang membacakan dokumen yang sudah dikirim ke semua orang pagi itu.

Temuan utama

• Rata-rata, 41 persen durasi rapat habis untuk menunggu orang bergabung dan memastikan “suaranya kedengaran ya?”.
• Rapat berjudul “sync singkat” berlangsung rata-rata 52 menit.
• Kalimat “biar aku share screen dulu” menambah 6 menit secara konsisten.

Angka-angka ini jelas contoh. Tapi Anda membacanya sambil mengangguk, dan itu sebenarnya temuan yang paling penting.

Lalu harus bagaimana

Sebelum mengirim undangan rapat, coba tanya satu hal: apa keputusan yang ingin saya dapat di akhir? Kalau Anda tidak bisa menjawabnya dalam satu kalimat, yang Anda butuhkan bukan rapat, melainkan waktu untuk berpikir sendirian dulu.

Dan kalau jawabannya ternyata memang muat dalam satu chat, kirimlah chat itu. Tim Anda akan diam-diam berterima kasih, dan indeks baper mingguan mereka akan turun. Kami punya grafiknya.